Xác định mục đích và lên kế hoạch sơ bộ cho sự kiện
Khi nhận được nhiệm vụ tổ chức sự kiện, bạn nên xác định rõ mục đích của sự kiện là gì để tránh đi sai hướng. Việc xác định mục đích của sự kiện cũng phần nào giúp bạn đánh giá độ thành công khi sự kiện kết thúc. Song song với đó, bạn cũng không được bỏ quên phần lên kế hoạch sơ bộ như sự kiện này là hội nghị hay hội thảo, có bao nhiêu khách mời, bạn có mời các vị khách dùng bữa không, ngân sách là bao nhiêu,... Sau khi đã có kế hoạch bài bản, việc thực hiện sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
Bạn có thểm tham khảo những mẫu hội trường đẹp tại đây
Địa điểm thuê hội trường đó có thuận tiện
Trước khi lưạ chọn, bạn hãy đi khảo sát trước địa điểm cho thuê hội trường tổ chức sự kiện để biết địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Chọn một nơi ở ngay trung tâm thành phố là lí tưởng nhất còn nếu không, hãy đảm bảo địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện. Với những hội nghị diễn ra dài ngày, bạn cũng có thể liên hệ bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện hoặc khu vực có nhiều khách sạn gần nơi thuê phòng.
Địa điểm thuê hội trường tổ chức sự kiện
Không gian hội trường tổ chức rộng rãi
Nếu sự kiện của bạn đông khách mời, hãy tìm một hội trường đủ lớn để chương trình diễn ra được chất lượng nhất. Không nên vì bất kì lí do gì mà chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách được mời dù bạn có nghĩ rằng họ sẽ không đến đông đủ đi chăng nữa. Với những sự kiện mở cửa tự do, hãy tìm một địa điểm có nhiều phòng hoặc hội trường có thể mở rộng diện tích để có thể thay đổi phương án khi thấy cần thiết.
Cung cấp kèm theo các dịch vụ cho thuê hội trường
Ngoài việc hội trường tổ chức sự kiện phải trang bị đầy đủ các dịch vụ đi kèm như: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu wifi… thì các dịch vụ tích hợp kèm theo cũng là điều đáng lưu tâm. Đó là tiệc ăn nhẹ (teabreak) trong thời gian giải lao, đồ uống giải khát hay các vấn đề về nhân viên phục vụ hoặc có sẵn Banner, Backdrop, standee để quảng bá thương hiệu, chương trình được chuẩn bị đầy đủ… Một địa điểm được cung cấp tất cả các dịch vụ sẽ tốt hơn nhiều so với những nơi chỉ phục vụ tổ chức hội nghị đơn thuần, thiếu người hỗ trợ.
Cung cấp kèm theo các dịch vụ cho thuê hội trường
Chi phí thuê hội trường hợp lí
Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đi đến quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả là những yếu tố bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Hãy tạo ra 1 check list tất cả các yêu cầu cần khi thuê hội trường và bỏ ra nhiều công sức tìm kiếm địa điểm có đầy đủ theo check list thì nơi bạn tìm được chắc chắc sẽ mang lại sự hài lòng nhất.
Mức độ đảm bảo an toàn hội trường cho thuê
Nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm. Lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Bạn cũng nên quan tâm đến các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viên xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp. Đừng chủ quan vì điều đó có thể khiến bạn phải hối hận.
Bạn có thể tham khảo thêm một số dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói để tiết kiệm hơn về thời gian và kinh phí hoặc có thể liên hệ trực tiêp với chúng tôi qua thông tin sau:
Liên Hệ Ngay Với Dịch vụ tổ chức sự kiện Louis Palace
TRUNG TÂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ ẨM THỰC LOUIS PALACE
(ĐỐI DIỆN CỔNG CÔNG VIÊN THIÊN ĐƯỜNG BẢO SƠN)
